LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ã
(artículo
publicado en el número 40 de la revista "fiscal al día")
I.- INTRODUCCIÓN, CONCEPTO DE FACTURA ELECTRÓNICA
Dentro de las llamadas nuevas tecnologías, todo lo relacionado con la comunicación, la informática y la transmisión de información ocupa un lugar preeminente.
La informática, las telecomunicaciones, el comercio electrónico, Internet, etc. ya forman parte de la rutina de las empresas e, incluso, de los propios consumidores.
En España, por diversas circunstancias, el desarrollo de estas tecnologías
es inferior al de los países de nuestro entorno, sin embargo, precisamente por
eso, el ritmo de crecimiento es muy alto, por lo que en un futuro próximo,
previsiblemente, el grado de desarrollo será muy elevado. A este respecto,
baste recordar que, según estimaciones de la AECE, en España el ritmo de
crecimiento del comercio electrónico, en el año 2000, ha sido del 250%,
situándose cerca de los 30.000 millones de pesetas.
La Administración fiscal no puede mantenerse al margen de estos avances tecnológicos y así, en la actualidad ya es posible la presentación telemática de declaraciones tributarias e, incluso, la facturación electrónica, permitiendo reducir la carga fiscal de carácter formalista.
La factura constituye uno de los documentos más importantes del tráfico mercantil. Tradicionalmente ha tenido su soporte en papel. La factura electrónica consiste en un registro o conjunto de registros, almacenados en soportes susceptibles de ser leídos por equipos electrónicos de procesamiento de datos, que cumplen idéntica finalidad que la factura tradicional. La factura electrónica, usualmente, va asociada a un procedimiento telemático de transmisión de facturas, ya que una de sus principales ventajas es la posibilidad de teletransmisión.
II.- LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA EUROPA COMUNITARIA
En la Europa Comunitaria el IVA es un impuesto sujeto a armonización. Teniendo en cuenta la especial relevancia que la facturación tiene en relación con el IVA, las facturas se encuentran reguladas a nivel comunitario.
La regulación comunitaria de las facturas no contempla específicamente la facturación electrónica. No obstante, los Estados miembros pueden admitirla, por lo que la situación actual es variada, habiendo Estados cuya legislación excluye su posibilidad y otros, como España, donde está permitida y regulada.
En los países comunitarios que permiten la facturación electrónica, su transmisión se basa en la tecnología de intercambio electrónico de datos, que permite la realización de operaciones de forma garantizada.
No obstante, la situación actual es doblemente problemática para las empresas: En primer lugar, la ausencia de armonización es un obstáculo para su utilización en gran escala, sobre todo para empresas que actúan en varios Estados miembros. En segundo lugar, la aparición de tecnologías flexibles, basadas en Internet, permiten su acceso a las pequeñas y medianas empresas.
A la vista de esto, el pasado 17 de noviembre, la Comisión de las Comunidades Europeas presentó una propuesta de modificación de la Sexta Directiva del Consejo, con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación, en relación con el IVA.
En el estudio previo, presentado a la Comisión Europea, se estima que el coste de la factura electrónica es, por término medio, un 27% del coste de una factura tradicional.
La propuesta de modificación de la Directiva estima que el sistema de facturación electrónica debería reunir las siguientes características:
· Que no esté sujeto a autorización previa. Solamente se prevé la posibilidad de una simple notificación previa, sin posibilidad de rechazo a priori. La Comisión considera que, a largo plazo, este sistema de notificación previa debería resultar inútil, si bien se reconoce que puede ser necesario, en un primer momento, para acompañar el desarrollo de la facturación electrónica. En consecuencia propone su supresión a partir del 31 de diciembre de 2005.
·
Garantía de autenticidad del origen de la factura, de
modo que el destinatario pueda tener la seguridad de que procede del emisor y
garantía de integridad del contenido de la factura. Para ello se considera
necesario que toda factura electrónica sea objeto de firma electrónica
avanzada.
La propuesta también aborda el almacenamiento de facturas, al sustituir la obligación de conservar un duplicado por la obligación de almacenamiento, más acorde con el concepto de factura electrónica. Se propone también la libre determinación del lugar de almacenamiento, siempre y cuando el usuario tenga acceso inmediato y en cualquier momento a la información contenida en la factura y se garantice, durante todo el período de almacenamiento, la integridad y legibilidad de los datos.
Se establece la posibilidad de que los Estados miembros puedan poner condiciones suplementarias para la aceptación de facturas provenientes de países con los que no hay asistencia mutua en materia de IVA y para el almacenamiento, en ellos, de facturas electrónicas.
En conclusión, el futuro de la facturación electrónica, en la Europa
Comunitaria, probablemente, se instrumentará en base a Internet, con firma
electrónica y con una gran flexibilidad de la normativa, así como con reducción
al mínimo de los trámites burocráticos.
III.- LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN ESPAÑA
En España, la facturación electrónica está expresamente autorizada y regulada.
Su regulación se recoge en el artículo 9 bis del R.D, 2402/1985 y se desarrolla en la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 13 de marzo de 1996.
De acuerdo con dicha normativa, la facturas electrónicas tienen idéntica validez que las facturas tradicionales y deben cumplir, en cuanto a contenido, los mismos requisitos, a excepción de la descripción de los bienes o servicios objeto de facturación, que puede sustituirse por su correspondiente código estable que identifique de forma inequívoca la información que debe ser la misma para cualquier cliente.
El modelo de transmisión de facturas electrónicas que se sigue es el de tecnología de intercambio electrónico de datos, que la propia normativa denomina como sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos. Jurídicamente está sujeto a autorización previa, por parte del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT.
En todo sistema, intervienen:
1. Los promotores del sistema
2. Los usuarios del sistema
3. Uno o más servidores del sistema
4. Los prestadores de servicios informáticos
1.- Promotores del sistema:
Son los titulares de la autorización del sistema telemático de intercambio de facturas.
Pueden ser promotores los empresarios, profesionales, o sus agrupaciones que sean residentes en territorio español o tengan establecimiento permanente.
Para obtener la autorización, los promotores deben solicitarla al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT. A la solicitud se debe acompañar una memoria detallada cuyo contenido, como mínimo, debe incluir:
· Motivación de la solicitud
· Estatutos de los participantes en el sistema
· Estudio económico
· Descripción del sistema
· Configuración del sistema
· Descripción de las medidas de seguridad
· Características técnicas de las opciones de entornos de usuario
· Modelo de contrato de adhesión al sistema
· Acreditación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley de Ordenación de las Telecomunicaciones
· Identificación de los servidores del sistema
La solicitud debe ser resuelta, en el plazo de seis meses, por el Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria.
Toda modificación de un sistema de intercambio telemático de facturación, ya autorizado, debe ser objeto de autorización previa. En este caso, la solicitud se entiende aceptada si no se deniega en el plazo de seis meses.
Los promotores deben adoptar los controles suficientes para asegurar el cumplimiento de las condiciones establecidas en la norma y en las resoluciones de la AEAT.
Además tienen las siguientes obligaciones:
· Facilitar a la Inspección de los Tributos el acceso a sus instalaciones y a permitir la verificación del sistema.
· Conservar, durante el período de prescripción, un fichero histórico de los usuarios del sistema, incluyendo fechas de alta y baja.
· Disponer los procedimientos que aseguran la conservación, en orden cronológico, de la información que hay que tener a disposición de la Administración Tributaria.
· Conservar un diario, por partida doble, de la actividad de cada servidor figurando, saldadas, las facturas recibidas con las imputaciones realizadas y las facturas transmitidas con sus orígenes.
· Conservar el diario histórico de mensajes de incidencias.
2.- Usuarios del sistema
Son los empresarios, profesionales o sus agrupaciones, autorizados a operar en cualquier sistema de intercambio telemático de facturas.
Los usuarios deben ser residentes en territorio español o, al menos, actuar mediante establecimiento permanente.
Los usuarios autorizados pueden utilizar este sistema aunque el receptor de la factura no sea residente en territorio español, la normativa admite el envío de facturas a usuarios no residentes, pero no admite la recepción de facturas de usuarios que no lo sean.
Como es lógico los usuarios autorizados pueden, también, emitir facturas en soporte papel. Incluso se autoriza a que las facturas electrónicas utilicen una serie distinta a las existentes para facturas tradicionales en soporte papel.
Los usuarios que deseen operar en un sistema de intercambio telemático de facturas, previamente autorizado, deben solicitarlo al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT, con 30 días de antelación a la puesta en servicio. A la solicitud deben acompañar copia del contrato de adhesión al sistema, indicando, en su caso, la opción de conexión. La solicitud se entiende concedida si no se resuelve en el plazo de un mes.
Los usuarios tienen las siguientes obligaciones:
· Conservar, en el orden de transmisión o recepción, los ficheros de facturas transmitidos y recibidos.
· Adoptar las medidas de seguridad necesarias que garanticen la lectura y recuperación de datos, durante el período de prescripción.
· Conservar listado recapitulativo, en soporte magnético y de papel, de cada transmisión ejecutada o recibida.
· Si usan códigos estables, deben realizar su correcta descripción para su identificación inequívoca, conservando las tablas históricas durante el período de prespripción.
· Facilitar a la Inspección de los Tributos el acceso a sus instalaciones, facilitando la realización de las pruebas necesarias y la obtención de copias de los datos, en papel o soporte magnético.
· A petición de cualquier cliente, imprimir las facturas que sean solicitadas en papel.
3.- Servidores del sistema
Los servidores del sistema son los prestadores del servicio de transmisión telemática, que aseguran la integridad de los datos transmitidos entre los usuarios.
Cuando los servidores sean ajenos a los promotores del sistema, tendrán las mismas obligaciones que éstos.
4.- Prestadores de servicios informáticos
Son los empresarios, profesionales, o sus agrupaciones que desarrollan o comercializan programas o equipos suministrados a algún sistema de intercambio telemático de facturas.
Los prestadores de servicios informáticos están obligados a colaborar con la Inspección de los Tributos en la realización de controles fiscales a promotores, servidores y usuarios, debiendo aportar, previo requerimiento, cuanta información sea precisa, incluso copias de programas fuentes y ejecutables.
Para concluir, la citada Orden Ministerial establece, en sus tres anexos, las características técnicas de los soportes magnéticos, el contenido del diario a conservar por los promotores y la estructura del listado resumen a conservar por los usuarios.